档案管理培训ppt共张pptx

;一、发展概要;档案起源;（二）、文字时代;(三）档案历史名称变革;二、档案概述;档案定义分析;（一）档案是由文件有条件地转化而来的。办理完毕的文件才能成为档案，情况有三：

1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。

2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种。

3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。

从这个角度来看，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。;;从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘、U盘、云端等。

从表达方式基本三种：文字、图像、声音；

从记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。

从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。

从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。;;档案属性分析;具体而言：

档案是单位工作的查考证据

档案是生产建设的参考依据

档案是政治斗争的必要工具

档案是科学研究的可靠资料

档案是宣传教育的生动素材

档案是维护国家、集体、个人合法权益的法律信证

总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。

企业档案保管限期表

;第二部分：档案管理实务;;收集;;一、文档的收集与整理;1.文件──法定机关或组织按照一定的形式经过一定的处理程序而形成的书面文字材料。

2.档案──是一个单位在公务活动中形成的具有考查利用价值的归档集中保存起来的文件材料(包括技术图形、影片、照片等)。;

文件格式:标题、部门代号、年号和顺序号。

正式格式:除综合性的报告、总结外,一文一事。

文尾格式:

发文机关(落款或署名):对此文件负责的机

;纸张要求:国际标准A4型纸(210*297)，张贴公文纸要求:公文用纸天头(上白边)为:37MM±1MM;订口(左白边)为28MM±1MM

排版要求:正文大标题方正小仿宋20，正文用仿宋GB23123号字,一级标题黑体三号，二级标题GB楷体2312三号，页码宋体四号，段落格式23-30磅。

印装要求:双面印刷,页码套正,左侧装订。;1、上级来文2、本单位制发的文件3、下属单位来文、本单位或部门管理过程记录文件或资料

1、文件材料要齐全、完整，准确反映本单位各项活动的历史面貌。

2、文件材料的规格与字迹材料要求。

3、归档声像材料的要求。

;二、归档文件的整理与编目;案卷的规范化整理与编目;档案的整理应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。;整理方法

装订：按件装订

分类：年度-机构（问题）-保管期限

编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、年度、保管期限、件号)

编目：逐件编目

装盒：按件号顺序装盒

;文件格式:标题、部门代号、年号和顺序号。

被告：秦皇岛洪胜酒业，

点评：企业与外界进行经济交往中签署的各类合同，尤其是随后根据实际情况增加的补充、变更协议的遗失，使得企业在合同的履行过程中一旦发生争议，如协商不成而被推向被告席位时，败诉的结局则在所难免，甚至于承受巨额的经济损失。

装订：按件装订

4、原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件；

对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒，使之有序化一个的过程。

办理完毕的文件才能成为档案，情况有三：

档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

被告：秦皇岛洪胜酒业，

归档号，文书处理部门编制的案卷顺序号

就是根据档案对今后各方面可能起的作用，通过甄别档案的价值，确定期保管期限，把已失去价值的档案剔除销毁。

1目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型（即长×宽为260mm×185mm）或国际标准A4型（即长×宽为297mm×210mm）。